Quelques conseils pour devenir une excellente assistante de direction

L’assistante de direction est le bras droit du directeur ou du dirigeant d’une société ou d’une entreprise. Ce poste, majoritairement occupé par les femmes, est très important pour le fonctionnement de l’organisation. Une bonne assistante de direction doit être compétente et qualifiée.

Voici une revue des compétences nécessaires pour l’atteinte de sa mission et les formations nécessaires pour être qualifiées à ce poste.

Qu’est-ce qu’une assistance de direction ?

 

Le poste d’assistante de direction va bien au-delà du simple secrétariat. L’assistante de direction a pour mission d’alléger la tâche de son patron dans la gestion de l’entreprise. Elle gère son emploi du temps et ses rendez-vous. Elle peut être également chargée de l’organisation d’évènements importants.

Plus spécifiquement, la mission d’une assistante de direction est d’accueillir les visiteurs et les diriger. Elle doit aussi gérer les appels téléphoniques, rédiger et transmettre les emails et les courriers. Il est également de sa responsabilité d’archiver les dossiers et de produire des rapports de séances.

 

Quelles sont les compétences nécessaires à une assistante de direction ?

 

L’assistante de direction représente le directeur et donc l’entreprise. Elle se doit donc d’être irréprochable, présentable et courtoise. Étant donné qu’elle sera en permanence en contact avec des dossiers sensibles, elle devra être également très discrète.

De plus, l’assistance de direction doit avoir une certaine aisance pour communiquer. La maîtrise d’une langue étrangère, l’anglais en l’occurrence, serait un atout. Elle doit être à l’aise avec l’outil informatique et être douée pour la rédaction de texte.

Sur le plan organisationnel, il est évident qu’elle doit être douée pour tenir correctement un emploi de temps. La réactivité, l’autonomie et être multitâche sont des capacités indispensables à une bonne assistance de direction.

 

Quelles formations pour devenir assistante de direction ?

 

Il existe plusieurs formations qui vous ouvrent les portes de l’assistanat de direction. Même si ce poste peut être encore octroyé sans une qualification spécifique, il est toujours plus rassurant d’avoir la formation requise. Généralement, il existe deux types de formation : la formation continue et initiale.

  • La formation continue est faite pour les salariés visant à se reconvertir dans l’assistance de direction. Une formation rapide est donc organisée pour leur fournir les outils nécessaires à la conduite du poste. Plus d’informations sont disponibles ici https://cpmp.fr.
  • La formation initiale couvre tous les diplômes accessibles depuis le niveau Bac jusqu’au Bac +3. En fonction des aptitudes du candidat au poste et des exigences de l’entreprise, un Bac pro gestion-administration pourrait ne pas être suffisant. Cela nécessitera éventuellement un BTS ou une licence.

Au niveau du BTS, les options sont nombreuses. Le BTS en gestion de PME, comptabilité ou support à l’action managériale sont exploitables. Du côté de la licence, il faudra opter pour une formation en administration économique et sociale ou en management des organisations.

 

Où travaille une assistante de direction ?

 

Une assistance de direction est indispensable dans la majorité des organisations en fonction de leur taille. Ainsi, les entreprises privées ou publiques peuvent recourir aux services d’une assistante de direction. Lorsqu’il s’agit d’une collectivité territoriale, l’assistante de direction bénéficie du statut de fonctionnaire.